เอกสารครบและถูกต้องคือปัจจัยเดียวที่ผู้นำเข้าควบคุมได้ 100% และเป็นสาเหตุอันดับหนึ่งของความล่าช้าหน้าด่านเมื่อไม่ครบ เช็กลิสต์นี้แบ่งเป็น 3 กลุ่มตามจังหวะที่ต้องเตรียม
กลุ่มที่ 1: เอกสารประจำบริษัท (ทำครั้งเดียว)
- หนังสือรับรองบริษัท อายุไม่เกิน 6 เดือน หรือบัตรประชาชนกรณีบุคคลธรรมดา
- ทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) ถ้าจดทะเบียน
- ทะเบียนผู้นำเข้า-ส่งออกกับกรมศุลกากร ถ้ายังไม่มี ตัวแทนออกของยื่นให้ได้
- หนังสือมอบอำนาจ ให้ตัวแทนออกของดำเนินพิธีการแทน พร้อมสำเนาบัตรผู้มอบอำนาจ
- ตัวอย่างลายเซ็นและตราประทับ ที่จะใช้ในเอกสาร
กลุ่มที่ 2: เอกสารต่อชิปเมนต์ (ทุกครั้ง)
Commercial Invoice
ต้องมี ชื่อที่อยู่ผู้ขายและผู้ซื้อ เลขที่และวันที่ รายการสินค้าพร้อมคำอธิบายที่เข้าใจได้ จำนวน ราคาต่อหน่วย มูลค่ารวม สกุลเงิน และเงื่อนไขส่งมอบ (Incoterms) สิ่งที่ต้องตรวจ: ชื่อผู้ซื้อตรงกับทะเบียนผู้นำเข้า ราคาสมเหตุสมผลกับตลาด และสกุลเงินระบุชัด
Packing List
แยกรายการต่อหีบห่อ น้ำหนักสุทธิและน้ำหนักรวม ขนาด และเครื่องหมายบนหีบห่อ สิ่งที่ต้องตรวจ: ยอดรวมตรงกับ Invoice และจำนวนหีบห่อตรงกับเอกสารขนส่ง
เอกสารขนส่ง
ใบตราส่งทางรถไฟ (railway bill) หรือใบกำกับการขนส่งทางรถบรรทุก (truck waybill / CMR) แสดงต้นทาง ปลายทาง และผู้รับ สิ่งที่ต้องตรวจ: ปลายทางระบุประเทศไทย ไม่ใช่ลาว
Form E (ถ้าใช้สิทธิ ACFTA)
ฉบับจริง ไม่มีรอยแก้ไข ข้อมูลตรงกับ Invoice ทุกจุด HS Code 6 หลักสอดคล้องกับพิกัดไทย รายละเอียดทั้งหมดอยู่ใน Form E คืออะไร ใช้ลดภาษีอย่างไร
เอกสารผ่านแดนลาว
เอกสารที่ศุลกากรลาวออกให้ระหว่างสินค้าผ่านแดน ตัวแทนออกของจัดหาจากคู่ค้าฝั่งลาว ใช้ยืนยันการส่งตรงสำหรับ Form E
กลุ่มที่ 3: เอกสารเฉพาะสินค้า (ตามประเภท)
- ใบอนุญาตนำเข้า จาก อย. สมอ. กรมวิชาการเกษตร กรมปศุสัตว์ กรมประมง กรมโรงงาน หรือหน่วยงานอื่น ตรวจว่าสินค้าของคุณอยู่ในกลุ่มใดได้ที่ ของต้องกำกัด
- ใบรับรองสุขอนามัยพืชหรือสัตว์ สำหรับสินค้าเกษตร
- เอกสารแสดงส่วนประกอบหรือสเปก (catalog, MSDS, แบบ) ใช้ยืนยันพิกัดเมื่อสินค้าจำแนกยาก
- ใบรับรองมาตรฐาน เช่น มอก. สำหรับสินค้าควบคุม
ข้อผิดพลาดที่ทำให้ตรวจปล่อยช้าบ่อยที่สุด
- ชื่อผู้ซื้อใน Invoice เป็นชื่อบุคคล แต่ยื่นใบขนในนามบริษัท
- คำอธิบายสินค้าเป็นรหัสหรือชื่อรุ่นอย่างเดียว เช่น "A-200" โดยไม่บอกว่าคืออะไร
- น้ำหนักรวมใน Packing List ไม่ตรงกับน้ำหนักชั่งจริงที่ด่าน
- Form E ออกมาก่อนแก้ Invoice ทำให้เลขที่ Invoice ไม่ตรง
- ใบอนุญาตระบุรุ่นหรือปริมาณน้อยกว่าที่นำเข้าจริง
- เอกสารขนส่งระบุปลายทางเวียงจันทน์ เพราะผู้ขายเข้าใจว่าส่งถึงลาว
ส่งเอกสารให้เราอย่างไร
ส่งไฟล์ PDF หรือรูปถ่ายชัดเจนทาง LINE หรืออีเมลได้ทันทีที่ได้รับจากผู้ขาย แม้ยังเป็นร่าง ทีมงานตรวจและแจ้งจุดที่ต้องแก้กลับไปก่อนผู้ขายออกฉบับจริง ไม่มีค่าใช้จ่ายในขั้นตรวจเอกสาร
คำถามที่พบบ่อย
ส่งเอกสารให้ชิปปิ้งเป็นไฟล์สแกนได้ไหม หรือต้องเป็นฉบับจริง?
เอกสารส่วนใหญ่ยื่นผ่านระบบ e-Customs ด้วยไฟล์ได้ แต่ Form E ฉบับจริงและใบอนุญาตบางประเภทต้องมีฉบับจริงให้เจ้าหน้าที่ตรวจ ควรส่งไฟล์ล่วงหน้าเพื่อให้ตรวจก่อน แล้วส่งฉบับจริงตามมาก่อนสินค้าถึงด่าน
Invoice ต้องเป็นภาษาอังกฤษไหม?
ใช้ภาษาอังกฤษเป็นหลัก Invoice ภาษาจีนล้วนต้องมีคำแปล และรายการสินค้าควรระบุชื่อสามัญที่บอกได้ว่าเป็นอะไร ทำจากวัสดุใด ใช้ทำอะไร ไม่ใช่แค่รหัสสินค้าของผู้ขาย
หนังสือมอบอำนาจต้องทำใหม่ทุกครั้งไหม?
ไม่ต้อง การมอบอำนาจให้ตัวแทนออกของทำครั้งเดียวและใช้ได้ต่อเนื่องจนกว่าจะยกเลิก โดยลงทะเบียนความสัมพันธ์ไว้ในระบบของกรมศุลกากร
ถ้าผู้ขายไม่ยอมออก Packing List ทำอย่างไร?
ผู้นำเข้าจัดทำเองได้จากข้อมูลที่ผู้ขายแจ้ง แต่ต้องตรงกับสินค้าจริง เพราะหากถูกเปิดตรวจแล้วจำนวนหรือน้ำหนักไม่ตรง จะมีความผิดฐานสำแดงเท็จ ทางที่ดีควรระบุในสัญญาซื้อขายว่าผู้ขายต้องออกเอกสารครบ